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La
contratación pública por medios electrónicos
Hoy día, las empresas pueden participar en las licitaciones públicas
por internet (Compranet), pero aún son pocas las que lo hacen. A continuación,
una empresa constructora relata sus experiencias y los beneficios que ha obtenido
al participar de esta forma.
ABELARDO STRINGEL FLORES*
Actualmente, el gobierno mexicano contrata las adquisiciones y las obras publicas mediante licitación publica, en cumplimiento a lo dispuesto en el Articulo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Sector Público, la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mismas, así como sus reglamentos respectivos y los capítulos de compras del sector publico de los tratados de libre comercio suscritos por México.
Tanto en el Articulo 27 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público como en el Articulo 28 de la Ley de obras Públicas y Servicios Relacionadas con la Misma, se determina que, si así lo establece la convocante, los licitantes podrán presentar sus ofertas (a elección del licitante) por medios remotos de comunicación electrónica, conforme a las disposiciones administrativas que establezca la Secretaria de la Función Pública.
Actualmente, la participación en licitaciones a través de medios remotos de comunicación electrónica (sistema Compranet) es mínima debido al temor de desconocimiento del sistema, así como a la poca difusión de los beneficios que nos puede proporcionar el sistema.
LAS EXPERIENCIAS DE DICA S.A. DE C.V.
DICA es una empresa
mediana, ubicada dentro de las 100 compañías más importantes
en el mercado mexicano de la industria de la construcción, con 21 licitaciones
electrónicas presentadas y tres ganadas por este medio.
¿Qué motivó a DICA, S.A. DE C.V. a participar por medios
remotos de comunicación?
• El ver que
las dependencias se preparaban para ello.
• El buscar estar a la altura de las dependencias para las que trabajamos
en cuanto a la modernidad actual de nuestros clientes.
• El que ya veníamos utilizando una parcialidad del sistema (inscripción
electrónica, obtención de bases, obtención de minutas e
información complementaria) de manera ágil y eficiente.
¿Qué se requiere?
• Certificarse ante la Secretaría de la Función Pública
(Compranet). El trámite se lleva a cabo en aproximadamente una hora como
máximo. La documentación es la misma que hay que incluir en las
licitaciones: acta constitutiva y modificaciones, poder notarial del representante,
comprobación de capital, etc.
Recomiendo como indispensable tomar el curso de capacitación “gratuito”.
A su vez, se puede aprovechar el mismo día para realizar el trámite
de certificación. Ambas cosas se pueden hacer en un lapso de 3 a 4 horas
de la misma mañana.
Infraestructura necesaria.
• Conexión a internet. Se recomienda contar con un servidor y una
línea dedicada exclusivamente a ello.
• Scanner de alta velocidad.
• Equipo de cómputo destinado únicamente para envío
de las propuestas. No es indispensable, pero sí es recomendable.
• Sistema de protección antivirus de alta eficiencia.
Dudas más comunes para presentar la primera licitación electrónica:
• ¿Qué
tan seguro es el sistema en cuanto a confidencialidad y secrecía?
• ¿Cómo armar una licitación electrónica?
Una licitación electrónica se arma igual que una en papel, nada
más que en lugar de meter documentos a la carpeta se pegan archivos electrónicos
en un sobre o carpeta.
Se recomienda verificar que los archivos se abran y siempre estar pendiente
del volumen de información de la oferta.
• ¿Cuánto tiempo durará la transmisión?
El tiempo de transmisión puede ser variable, dependiendo de la velocidad
de transmisión del sistema de Internet contratado así como de
la hora de envío, un estándar estimado puede ser de 2 a 3 horas
para transmitir de 150 a 200 MB.
• Si nos rechaza el sistema Compranet, ¿qué otra alternativa
tengo?
Se recomienda para debutar en el sistema Compranet una licitación mediana
en la que se tenga siempre vigente la alternativa tradicional (en papel) y trasmitir
por lo menos 2 días antes del evento de presentación para poder
así tomar si es requerido el sistema tradicional sin perder la oportunidad
de presentar la licitación.
BENEFICIOS OBTENIDOS
DICA tiene 21 licitaciones presentadas electrónicamente de las cuales ha ganado tres de ellas. Teniendo actualmente la opción de escoger si se va participar por el método de presentación tradicional o por medios remotos de comunicación electrónica a través del sistema Compranet. Esto es, siempre y cuando la licitación tenga la opción y el tamaño de la misma así lo permita.
A).-Los beneficios económicos obtenidos son los siguientes:
• Ahorro de
papelería a razón promedio de 4,000 hojas, 10 carpetas, 50 separadores
por licitación.
• Ahorro de cartuchos de impresión a razón de 4,000 hojas
promedio por licitación.
• Costos de traslados, locales y foráneos.
• Horas hombre de impresión y fotocopiado, armado, foliado, firmado,
traslado para presentación, y presentación.
B).- Beneficios de tiempo.
Uno de los más
importantes obstáculos a vencer en las licitaciones es el tiempo, siempre
es escaso y al final generalmente se agudiza.
Las licitaciones presentadas electrónicamente dan beneficios de tiempo
en la etapa final (que es cuando el tiempo es más crítico) y son
los siguientes:
• El tiempo de armado y revisión de la propuesta se reduce hasta
en un 60% en comparación con el sistema tradicional.
• El tiempo de traslado para presentación local puede ser de 3
horas y para foránea de 15 horas, mientras que la transmisión
de la licitación por medios remotos de comunicación nos toma de
30 a 45 minutos.
Otros beneficios:
El sistema Compranet
genera para las empresas registradas como licitantes electrónicos la
información siguiente:
• Avisos diversos relativos a licitaciones.
• Notificaciones de vencimiento de vigencia de certificación.
• Relación de licitaciones electrónicas relativas al perfil
de cada empresa.
DEFICIENCIAS DEL SISTEMA
La deficiencia principal del sistema, es la capacidad de aproximadamente 350 megabytes (MB) para la suma de información de la propuesta técnica y económica.
Esta limitación de capacidad restringe a los licitantes a enviar sólo licitaciones de aproximadamente 100 conceptos de obra con pocos materiales o servicios que se tenga que anexar información técnica como catálogos, curriculums de subcontratistas.
Una licitación de ingeniería, procura y construccion de un sistema de proceso primario (por ejemplo, una batería de separación) puede tener de 600 a 800 conceptos de trabajo y con la información técnica que normalmente se solicita, la información de la propuesta técnica es de aproximadamente 700 MB y la económica de 50 a 80 MB. En una oferta de este tipo, los catálogos en archivos Acrobat .pdf ocupan de 350 a 400 MB.
RECOMENDACIONES
A los usuarios y
futuros usuarios del sistema Compranet.
• Verificar que el sistema antivirus se actualice por lo menos una vez
por semana (es motivo para desechar las propuestas electrónicas si contienen
algún virus informático).
• Evaluar el volumen de información requerido por la entidad licitadora
e ir verificando a como se vaya recibiendo la información para evitar
sorpresas a la hora de integrar archivos y armar la propuesta.
• Estimar el tiempo de transmisión de la licitación según
la hora que se vaya a enviar ya que los tiempos de transmisión varían
según la hora de envió debido a saturación de las redes
de transmisión.
A las entidades licitadoras.
• Analizar para minimizar los requerimientos de información para
no solicitar en la etapa licitatoria información no trascendente que
puede ser solicitada al licitante ganador después de efectuado el evento
licitatorio.
A la Secretaría de la Función Pública (Compranet).
• Ampliar la capacidad del sistema compranet o acordar con las unidades
licitadoras de las dependencias un mecanismo para reducir la cantidad de documentos
solicitados en las ofertas de los licitantes.
VISIÓN DE LAS LICITACIONES AL FUTURO
En el transcurso de la existencia del sistema electrónico de licitaciones, DICA se ha percatado que cada día se incrementa el numero de convocatorias en los que se puede participar por este sistema. Es importante señalar que tanto los licitantes y las dependencias debemos buscar incrementar la participación a través del sistema de envío-recepción electrónica, ya que este sistema, además de proporcionar beneficios en costo y tiempo, es más transparente en el proceso de adjudicación de obras públicas a través de licitaciones.
*Es arquitecto egresado de la Universidad del Valle de México y se desempeña como director comercial de Grupo DICA S.A. DE C.V. Cuenta con 30 años de experiencia en la construcción de obras y proyectos del sector energía en México. ([email protected])